Proforma a zálohová faktura: Jaký je rozdíl a kdy je použít?

Možná jste se s nimi už setkali: proforma a zálohová faktura. Víte ale, k čemu slouží a jaký je mezi nimi rozdíl? V tomto článku se na to podíváme zblízka, abyste se v nich vyznali a věděli, kdy kterou použít.

Co je proforma faktura?

Proforma faktura je v podstatě předběžná faktura. Představte si ji jako cenovou nabídku, která zákazníkovi říká, kolik bude zboží nebo služba stát, a to ještě předtím, než k samotnému prodeji dojde. Není to daňový doklad a neslouží k účetnictví, ale má svůj význam.

Kdy vystavit proforma fakturu?

• Při dlouhodobých službách: Například při předplatném časopisu nebo streamovací služby. Ukazujete tak zákazníkovi celkovou cenu za dané období.
• V mezinárodním obchodě: Usnadňuje celní procesy, protože poskytuje detailní přehled o zboží.
• Při speciálních objednávkách: Pokud zákazník požaduje něco na míru a je potřeba jasně stanovit podmínky.
• Při budování důvěry: Pokud začínáte obchodní vztah s novým zákazníkem, proforma faktura může pomoci nastavit očekávání.

A co zálohová faktura?

Zálohová faktura, jak už název napovídá, slouží k žádosti o zaplacení zálohy. Používá se, když chcete od zákazníka získat část peněz předem, a to například na pokrytí nákladů spojených s realizací zakázky.

Kdy vystavit zálohovou fakturu?

• U služeb s vysokými náklady: Například ubytování, kde si chcete zajistit, že zákazník skutečně dorazí.
• Při výrobě na míru: Když pro klienta chystáte něco speciálního, abyste minimalizovali riziko, že si to na poslední chvíli rozmyslí.

Proforma vs. zálohová: Hlavní rozdíly

I když se oba typy faktur používají před samotným prodejem, existuje mezi nimi zásadní rozdíl:

• Účel: Proforma faktura informuje o ceně a podmínkách, zatímco zálohová faktura žádá o zaplacení zálohy.
• Platba: U proforma faktury se neočekává platba, slouží spíše jako návrh. U zálohové faktury je cílem získat alespoň část peněz předem.

Náležitosti obou faktur

Protože zákon tyto faktury nepřímo nereguluje, je důležité uvést na nich vše potřebné pro správnou identifikaci platby:

• Částku k úhradě (u proforma faktury i celkovou cenu)
• Informace o platbě (číslo účtu, variabilní symbol)
• Číslo faktury (každá by měla mít vlastní číselnou řadu)

Proč používat proforma a zálohové faktury?

Používání těchto faktur má hned několik výhod:

• Pro plátce DPH: Pokud jste plátce DPH, proforma a zálohová faktura vám umožní odložit odvod DPH až do chvíle, kdy skutečně obdržíte platbu.
• Minimalizace rizik: Snižují riziko, že zákazník zruší objednávku po tom, co jste už investovali čas a peníze do její realizace.
• Přehlednost: Poskytují zákazníkovi jasný přehled o tom, co ho čeká a kolik bude platit.

Co dělat po zaplacení?

Po zaplacení proforma faktury je nutné vystavit vyúčtovací fakturu, která už je daňovým dokladem. U zálohové faktury vystavíte na zaplacenou zálohu příjmový pokladní doklad a po dokončení služby opět vyúčtovací fakturu.

Závěrem: Proforma a zálohová faktura jsou užitečné nástroje, které vám pomohou lépe řídit vaše podnikání a minimalizovat rizika. S tímto průvodcem už byste se v nich měli snadno orientovat.